Certidão do FGTS: O que é, como emitir grátis e quando é obrigatória (2025)

Você sabia que a Certidão do FGTS é obrigatória para empresas que participam de licitações ou buscam crédito? Neste guia completo, atualizado para 2025, explicamos o que é a certidão do FGTS, como emitir gratuitamente e quando ela é exigida por lei.

Antes de mais nada, é importante destacar que a Certidão de Regularidade do FGTS (CRF), também conhecida como Certidão Negativa de Débitos (CND), é um documento essencial para comprovar a regularidade das empresas quanto ao pagamento do Fundo de Garantia de Tempo de Serviço. Além disso, a certidão também é importante para os trabalhadores que desejam sacar o seu FGTS.

A saber, a Certidão do FGTS é um documento essencial para empresas e colaboradores, pois comprova a regularidade do pagamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

O que é a Certidão do FGTS?

A Certidão de Regularidade do FGTS (CRF), popularmente chamada de Certidão do FGTS, é um documento emitido pela Caixa Econômica Federal que comprova que uma empresa está em dia com as obrigações relacionadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Essa certidão atesta que o empregador está realizando os depósitos do FGTS corretamente, conforme exigido pela legislação.

Para que uma empresa demonstre o cumprimento correto de suas obrigações relacionadas ao FGTS, é necessário providenciar a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS. Esse documento é essencial para comprovar a regularidade do pagamento e é solicitado em diversas situações, como empréstimos e licitações.

Para que uma empresa possa obter a Certidão do FGTS, ela precisa estar em dia com várias obrigações. Entre elas, estão:

• Realizar o recolhimento mensal do FGTS na conta vinculada dos funcionários, dentro do prazo estabelecido, que é até o dia 7 de cada mês.
• Pagar regularmente as contribuições sociais, caso a empresa não seja isenta.
• Manter os dados cadastrais atualizados para evitar divergências.
• Não possuir dívidas pendentes com empréstimos que utilizem recursos do FGTS como garantia.

Para que serve o documento?

A Certidão do FGTS é exigida em diversas situações, principalmente por órgãos públicos e instituições financeiras. Com ela, a empresa comprova sua regularidade perante o FGTS e pode:

• Participar de licitações públicas;

• Solicitar empréstimos ou financiamentos;

• Registrar ou alterar contratos sociais;

• Acessar benefícios e isenções fiscais;

• Comprovar situação trabalhista regular em auditorias.

Quem precisa da Certidão do FGTS?

A Certidão do FGTS é obrigatória para todas as empresas que possuem empregados registrados e estão sujeitas ao recolhimento do FGTS. Além disso, Microempreendedores Individuais (MEI) que possuem funcionários também precisam emitir a certidão.

Empresas inadimplentes, com dados cadastrais desatualizados ou com pendências de contribuições sociais, não conseguem obter a certidão até regularizarem sua situação.

Como emitir a Certidão do FGTS grátis em 2025

A emissão da Certidão do FGTS é totalmente gratuita e pode ser feita online, em poucos minutos. Veja o passo a passo:

1. Acesse o site oficial do FGTS: https://www.caixa.gov.br.

2. Informe o CNPJ ou CEI da empresa.

3. Selecione a unidade federativa onde a empresa está registrada.

4. Digite o código de verificação apresentado na tela.

5. Clique em Consultar.

6. Caso a empresa esteja regular, clique em Obtenha o Certificado de Regularidade do FGTS.

7. Baixe e imprima a certidão.

O documento fica registrado no sistema da Caixa pelos últimos 24 meses, podendo ser consultado e validado a qualquer momento.

Qual a importância da Certidão FGTS?

A Certidão FGTS é importante tanto para as empresas quanto para os trabalhadores. Para as empresas, ela comprova que estão em dia com suas obrigações trabalhistas, o que é fundamental para participar de licitações, obter empréstimos e acessar benefícios concedidos por órgãos governamentais.

Já para os trabalhadores, a certidão é necessária para comprovar a condição de desemprego e solicitar o saque do FGTS. Além disso, a certidão também pode ser exigida em processos de habilitação e licitação promovidos por órgãos da administração pública.

Quem tem acesso ao documento?

Todas as empresas que estão regulares junto ao FGTS têm acesso à Certidão FGTS e podem emitir o documento. Para isso, basta acessar o site da Caixa Econômica Federal e fornecer os dados solicitados, como CNPJ ou CEI da empresa e a unidade federativa onde ela está registrada.

Os trabalhadores também podem acompanhar a situação do FGTS por meio do extrato individual, disponível no site da Caixa, na página de Serviço ao Cidadão. No entanto, é importante ressaltar que o extrato individual não é a certidão do FGTS, ele serve apenas para os trabalhadores acompanharem os depósitos realizados.

Como emitir a Certidão FGTS em 2025?

De acordo com o especialista Saulo Moreira, graduado em Ciências Contábeis pela Universidade do Estado da Bahia (UNEB), a emissão da Certidão FGTS em 2025 é gratuita e pode ser feita de forma rápida e simples através do site da Caixa Econômica Federal. Para emitir o documento, siga as etapas abaixo:

1. Acesse o site do FGTS;
2. Informe o CNPJ ou CEI da empresa, digitando apenas os números;
3. Selecione a unidade federativa onde a empresa está registrada;
4. Digite o código de verificação apresentado na tela;
5. Clique em “Consultar”;
6. Em seguida, clique em “Obtenha o Certificado de Regularidade do FGTS”;
7. Pronto! O documento será gerado e estará disponível para visualização e impressão.

É importante ressaltar que o histórico do documento, referente aos últimos 24 meses, ficará registrado no sistema da Caixa para consultas e certificação de autenticidade, se necessário. Caso a certidão não seja emitida, pode haver alguma irregularidade perante o FGTS ou os dados informados podem ter sido cadastrados incorretamente.

Como atualizar a Certidão FGTS?

Caso seja necessário fazer alguma alteração nos dados da empresa no Certificado de Regularidade do FGTS, é possível realizar a atualização por meio do portal Gerir Demandas da Caixa Econômica Federal. Siga as instruções abaixo para realizar a atualização:

1. Acesse o portal Gerir Demandas utilizando o certificado digital;
2. Selecione a aba “Entrada de Dados” e clique em “Nova Demanda”;
3. No campo “Digite aqui o que você precisa”, escolha a opção “Alterações Cadastrais – Retificações” ou a alternativa correspondente à sua necessidade;
4. Preencha as informações de contato solicitadas pela Caixa e clique em “Continuar”;
5. Anexe o formulário RDE necessário e finalize clicando em “Salvar”;
6. A modificação será processada em aproximadamente 5 dias.

Quais as principais situações em que a certidão de FGTS é obrigatória?

De acordo com as Leis nº 8.036/1990 e 9.012/1995, há diversas situações em que a certidão de FGTS é obrigatória. Veja algumas delas:

• Habilitação e licitação promovida por órgãos da administração federal, estadual e municipal, direta ou indireta;
• Obtenção de empréstimos ou financiamentos junto a entidades financeiras oficiais;
• Obtenção de favores creditícios, isenções, subsídios, auxílios, outorgas ou concessões de serviços concedidos por órgãos governamentais;
• Transferência de domicílio para o exterior;
• Registro ou arquivamento de alteração ou distrato de contrato social, estatuto ou qualquer documento que modifique a estrutura jurídica do empregador.

Essas são apenas algumas das situações em que a certidão de FGTS é obrigatória. É importante consultar a legislação para obter a lista completa e atualizada.

Qual a validade da Certidão FGTS?

A Certidão do FGTS tem validade de 30 dias a partir da data de emissão. Após esse período, o documento precisa ser renovado para continuar válido. A renovação pode ser feita a partir de 10 dias antes do vencimento, também através do site da Caixa Econômica Federal.

Para renovar a certidão, basta acessar o site da Caixa, clicar na opção “Verifique a Renovação do CRF” e, em seguida, “Renove o Certificado de Regularidade do FGTS – CRF”.

É possível emitir a Certidão FGTS para MEI?

Sim, é possível emitir a Certidão FGTS para Microempreendedores Individuais (MEI), desde que estejam em dia com suas contribuições. Para emitir a certidão, basta acessar o site da Caixa e utilizar a consulta de regularidade do empregador.

Como emitir a guia?

A Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) é utilizada para fazer o recolhimento do valor destinado ao FGTS, que poderá ser sacado em determinadas situações, como no saque-aniversário. Para emitir a guia, siga as instruções abaixo:

1. Abra o programa SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social);
2. Clique em “Relatórios”;
3. Selecione a opção “GRF” e depois “Arquivo Selo”;
4. Localize o arquivo salvo e clique em “Abrir”;
5. Selecione a razão social da empresa para a qual deseja imprimir a guia;
6. Clique em “Imprimir”.

Qual a importância da Certidão do FGTS?

A Certidão do FGTS possui diversas finalidades e é importante tanto para a empresa quanto para o trabalhador. Vejamos algumas delas:

Comprovar a regularidade do pagamento do fundo

A Certidão do FGTS é um documento que comprova que a empresa está cumprindo suas obrigações trabalhistas e pagando corretamente o FGTS aos seus funcionários. Essa regularidade é fundamental para a empresa participar de licitações públicas, obter linhas de crédito e acessar benefícios oferecidos pelo poder público.

Participar de licitações públicas

Empresas que desejam prestar serviços ao governo municipal, estadual ou federal precisam estar em dia com suas obrigações trabalhistas, incluindo o recolhimento regular do FGTS. A Certidão do FGTS é um dos documentos exigidos para a participação em licitações públicas.

Acesso a linhas de crédito e benefícios

A Certidão do FGTS também é necessária para que a empresa possa obter linhas de crédito, como financiamentos oferecidos pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), e para acessar benefícios e isenções oferecidos pelo poder público.

Registro e alteração da estrutura jurídica da empresa

A Certidão do FGTS é exigida para o registro e arquivamento de qualquer alteração na estrutura jurídica da empresa, como mudanças de endereço, alteração de sócios, fusões, cisões, entre outras. Além disso, também é necessária no caso de extinção da empresa.

Emissão da Certidão do FGTS para MEI

Os Microempreendedores Individuais (MEI) que possuem empregados também precisam pagar o FGTS e podem precisar da Certidão do FGTS da mesma forma que outras empresas. Isso ocorre porque o MEI também pode participar de licitações públicas específicas para esse perfil.

Portanto, os MEIs devem estar em dia com o pagamento do FGTS e podem emitir a Certidão do FGTS seguindo o mesmo procedimento realizado pelas demais empresas.

Qual a diferença entre a guia do FGTS e a certidão?

A guia de recolhimento do FGTS é um documento utilizado para fazer o pagamento do valor devido ao FGTS, e contém os dados dos trabalhadores, como nome e CPF. Já a Certidão FGTS é o documento que comprova a regularidade do pagamento do FGTS pelas empresas.

Qual a multa por pagar o FGTS em atraso?

As empresas que atrasarem o pagamento do FGTS estarão sujeitas ao pagamento de multas e juros. A multa é de 5% sobre o valor do FGTS no mês de vencimento e de 10% a partir do mês seguinte ao vencimento. Além disso, serão cobrados juros de 0,5% ao mês para as empresas que não realizarem o pagamento.

Em conclusão, a Certidão FGTS é um documento fundamental para as empresas e trabalhadores comprovarem a regularidade do pagamento do Fundo de Garantia de Tempo de Serviço. Emitir e manter a certidão atualizada é essencial para participar de licitações, obter empréstimos e sacar o FGTS.

4 maneiras de usar o saldo do FGTS

O saldo do FGTS pode ser utilizado de diversas formas pelo trabalhador. Vejamos as principais:

1. Demissão sem justa causa

Quando o trabalhador é demitido sem justa causa, ele tem direito a sacar o saldo do FGTS, além de receber a rescisão contratual e, se aplicável, o aviso prévio. Nesse caso, o trabalhador pode retirar o dinheiro da conta vinculada à empresa da qual foi desligado.

2. Aposentadoria

Ao se aposentar, o trabalhador pode sacar o saldo de todas as contas vinculadas ao FGTS, independentemente do motivo do desligamento.

3. Saque-aniversário

O saque-aniversário é uma opção para quem possui saldo nas contas do FGTS, mas não se enquadra em nenhuma das situações mencionadas anteriormente. Nesse caso, o trabalhador pode optar por receber anualmente um valor calculado com base no saldo das contas e uma parcela adicional.

4. Adiantamento do saque-aniversário

Para quem precisa de um valor para organizar as finanças ou possui um objetivo específico, é possível fazer o adiantamento do saque-aniversário. Essa modalidade de empréstimo permite que o trabalhador adiante algumas parcelas do saque, recebendo o valor antecipado de uma instituição financeira. As parcelas do empréstimo são descontadas diretamente do saldo do FGTS.

FAQ – Perguntas frequentes sobre a Certidão do FGTS

✔️ Quanto tempo demora para emitir a Certidão do FGTS?

A emissão é imediata, caso não haja pendências no sistema da Caixa.

✔️ A Certidão do FGTS pode ser emitida pelo trabalhador?

Não. A certidão é exclusiva para empresas e empregadores, mas o trabalhador pode consultar o extrato do FGTS.

✔️ Preciso pagar para emitir a Certidão do FGTS?

Não. A emissão é totalmente gratuita pelo site da Caixa Econômica Federal.